お悩み相談 オススメ本

【エッセンシャル思考】要約 :自分の力を最大限に発揮する方法

  1. HOME >
  2. お悩み相談 >

【エッセンシャル思考】要約 :自分の力を最大限に発揮する方法

悩んでる人
毎日仕事が終わらず、残業続きです。
しかも残業できる上限が決まっているので、ほぼサービス残業です。
上司の思いつきで仕事が増えて無駄な資料作成ばかりしている気がします。
現状を変えるいい方法を教えてくれる本はないでしょうか?

 

仕事をいかに効率的に処理できるかを教えてくれる本は、多く書店でも見かけます。
しかし今回は量をこなすのではなく、質を高めるための方法を教えてくれる本の紹介します。
どの業務も大事で全てこなさなければならないと思い込んでいる人には必ず読んでいだたたい一冊です。
サト



エッセンシャル思考とは

「より少なく、しかしより良く」

エッセンシャル思考とはより多くの業務をこなすためではなく、あなたにとって本当に大切で重要なことにエネルギーを集中させることです。

時間、体力、お金は有限です。

あなたとって大切でないことに使っている余裕はないはずです。

本当に大切なことにエネルギーを注ぐためには、いらないものを捨てなければなりません。

非エッセンシャル思考の人は、業務を『やらなくては』『どれも大事』『全部できる』と思い込んでしまいます。
その結果、エネルギーが分散しどれも中途半端な結果になり、残ったのは疲労感だけ、、、

毎日遅くまで職場に残り、一生懸命がんばっているのに成果はです、「何をなってるんだ」と無力感にさえなまれます。

『やらなくては』『どれも大事』『全部できる』の思い込みをやめて

「やるときめる」「大事なものはめったにない」「何でもできるが、全部はやらない」

と覚悟を決めましょう。

 

 

エッセンシャル思考の基本

エッセンス思考

  • 見極める
  • 捨てる
  • 仕組み化する

を繰り返すことで、エッセンシャル思考に近づいていきます。

たまに思い出したかのようにするのではなく、毎日見極める→捨てる→仕組み化を意識してください。

では一つ一つ解説していきます。

 

見極める

あなたが今抱えている業務を書き出してみてください。

会議のための資料作成や、りん議、部下の指導、営業計画、予算管理などなど
急に上司から、「あの資料つくっといて」と言われているかもしれません。

その中で、最優先で取り掛かるべき業務は何でしょうか?

上司から言われたことが最優先。期日が迫っているものを優先的にやる。
最優先だと思っている(あるいは言われている)ことが多すぎて決められない人もいるかもしれません。

なぜ最優先事項が何個もあるのか?

原因は3つあります。

選択肢が多すぎる

ここ10年でものを買うにも、旅行先を決めるの、就職先も選択肢が急激に増えました。
これまでにない多くの選択肢をもつことで、その数に圧倒されています。

何が大事で、何が大事でないかが見分けられなくなっています。

そのため、まとめサイトや口コミサイトなどが流行り、自分で物事を決めることができなくなってしまいました。

 

他人の意見がうるさすぎる

インターネットを通じてあらゆる方向から他人の意見がなだれ込んできます。

特にSNSの発展と同時に関係ない人たちからの多くの意見が届きます。

あなたにああするべき、こうするべきとうるさく指図をしてくるのです。

 

欲張りの時代

世の中は「全部できる人」を求めて来ます。
選択肢が多くなり他人の指図が増えた現代において、人々は忙しい日々にさらに多くの活動を詰め込もうとしている。

「ワークライフバランス」といいながら、スマートフォンで会社から24時間メールが来る。
仕事の優先順位を決める会議では、最優先事項が10個もある状態。

最優先とは、『最も優先しておこなうこと』のはずが、すべてが最優先。
これでは何も優先していないのと同じこと。

その結果、何が大切かわからなくなる。他人が自分のすることを決めてしまう。

自分で選べない人は、他人のいいなりになるしかない

自分で優先順位を決めなければ、他人のいいなりになってしまう。

 

 

エッセンシャル思考 見極める:選択する「やらなくては」から「これをやろう」

日々多くの業務をこなしていると、業務のすべてが大切だと思い込んでしまします。

しかし冷静に一旦落ち着いて考えてみると
その中の2割くらいが重要な仕事で残り8割はやっても、やらなくても実績や売り上げにに関係のない業務だったりしませんか?

これはパレードの法則といいまして、イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートが発見した統計モデルです。

パレードの法則とは?

パレートの法則は、働きアリの法則と同じ意味合いで使用されることが多く、組織全体の2割程の要人が大部分の利益をもたらしており、そしてその2割の要人が間引かれると、残り8割の中の2割がまた大部分の利益をもたらすようになるというものである。経済以外にも自然現象や社会現象など、さまざまな事例に当て嵌められることが多い。 

Wikipediaより引用

 

例えば

会社の売り上げのの8割は全顧客の2割が生み出している。

商品の売上の8割は、全商品のうちの2割で生み出している。

売上の8割は、全従業員のうちの2割で生み出している。

仕事の成果の8割は、費やした時間全体のうちの2割の時間で生み出している。

などがあげられます。

ココがポイント

必要のない仕事に自分のエネルギーを注いでいないか、考えてみる。

 

考える時間をつくる

自分のエネルギーを集中しなければならない仕事はなんでしょうか?
どの業務がパレートの法則の2割に当たるかしっかり考えてみてください。

非エッセンシャル思考の人はじっくり考えることなく、手当たり次第に仕事に取り掛かります。
エッセンシャル思考の人は、自分がエネルギーを集中させる仕事はどれかを考えてから取り掛かります。 

マイクロソフト社のビル・ゲイツも定期的に「1週間の考える週」をとっていました。
重力を発見したアイザック・ニュートンも2年間引きこもり考える時間をつくっていたそうです。

仕事が始める前の10分間でいいので、ノートとペンをもち仕事を抱えている仕事を書き出し、採点してみてください。

考える環境も大事です。
メールや電話、上司が邪魔してこない環境で集中して取り組む仕事は何か考えてください。

 

採点する:90点ルール

悩んでる人
なるほど、手当たり次第に仕事をこなすのではなく、本当に自分の実績、会社の利益につながる業務に集中して取り組むということですね?
ただ「全部やろう」から「全部はやらない」に変えるために、どの仕事を捨てるべきなのか判断基準ってあったりするの?

エッセンシャル思考では、判断基準は、仕事を採点して90点以上であれば集中して行い、それ以下は捨てるように書いてあります。
ただ現実的に90点以上の仕事のみをやるっていうのは自営業や経営者ならまだしも、サラリーマンの人には難しと思います。
なので少し基準を下げて、80点以上であれば即実行する。
そして79点以下の点数に関しては、『即やります』と答えずに、少し考えてから返答する癖をつけてください。
サト

なぜ79点以下は一旦考えるのか?

サラリーマンで一番の地獄は、なんでも屋に成り下がることです。

特に優秀な人ほど、「なんでも屋」=非エッセンシャル思考になりやすいので、ご注意ください。

優秀な人は、最初は目標をしっかり見定めて成功に向かっていきます。
周りから「あの人は優秀だ」「頼れる」という評判を得ます。

すると「あの人の任せておれば大丈夫」と重要な仕事だけでなく、雑務や成果につながらない仕事をどんどん周りから頼まれるようになります。

やることが増えすぎて、時間と体力、気力を浪費する。
残業がばかりで、成果につながらず、疲れ果ててしまい結果全て中途半端になる。

優秀な人が陥りやすい状況です。

「なんでも屋」にならないために79点以下の仕事は、一旦仕事の目的、自分の実績、部署の利益に本当につながるのかを考えてください。

どう考えても、利益に繋がらない場合は、上司に目的や、なんのためになるのか?と馬鹿なふりをして聞いてみるのがオススメです。

論破してやるとか、喧嘩腰に断ってしまうと関係性が悪くなってしまうので、あくまで『ちょっとわからないので、聞いてもいいですか?』という下からスタンスで訪ねてみてください。

しかしサラリーマンですので、上司から『やれ』と言われたら、やらないといけない場面も必ずあります。
その場合は時間をかけず、最低限の品質でさっさと終わらしてください。

そうすれば自然に時間に余裕がでてきます。

余った時間を80点以上の仕事に注ぎ、質をあげてください。

ココがポイント

『全部できる』ではなく『全部はやらない』に考え方をシフトしましょう。

 

 

エッセンシャル思考:捨てる

幼いころから、努力の大切を教えられ、まじめに働けば成果でると教えられてきました。

確かに一定までは努力と根性で対応できます。

遅くまで職場に残り、多くの仕事を処理して、さらに仕事が舞い込み、疲れ果てた体で今以上の成果が上がるでしょうか?

努力は大切です。でも努力の量が成果に比例するわけではありません。

「がむしゃらにがんばる」よりも「より少なく、しかしよりよく」集中して取り組むことが成果につながります。

エッセンシャル思考の人は仕事を減らすことによって、より多くを生み出す。

 

悩んでる人
いろんな人から頼られているって思っていたけど、実際には『使い勝手のいいなんでも屋』になっていた!!
毎日頑張っているのに、成果がでないのはこれが原因だったんだ!! 

一度「なんでも屋」になってしまうと、なかなか抜け出せません。
「断る」勇気を持ちましょう。でないと、いつまでも他人に人生をコントロールされちゃいますよ、、、
サト

悩んでる人
うーん といっても、「断る」って怖いんですよね、、、嫌われるか不安になるし、なんだかんだ言って「やります」って言った方が上司から、可愛がられますし、、、

確かに断るのって怖いですよね。
私も苦手で「将来のためになる」と言い訳してやっていましたが、実際ためになったことはなく、むしろ時間と体力と気力を奪われました。
ここではうまく「断る」ための方法をお伝えします。
サト

 

 

断る技術

90点以下の仕事(サラリーマンは80点)は捨てて、自分のエネルギーを集中させるとお伝えしてきました。

そのために考える時間を作り、誰にも邪魔されず仕事を採点する。

79点以下の仕事は、反射的に「やります」と言わず、一旦考えてから返答して断る方向にもっていく。

断る方向への持っていきかたを紹介します。

1、代替案を出す

いくら79点以下の仕事とはいえ、なんでもかんでも断っていては関係性は悪くなってしまいます。 

そのため「今はできないが、1週間後なら可能」「わたしよりも得意な〇〇さんに任した方がよい」など、代わりの案を提示してみてください。

2、三秒間黙る

すぐに返答せず、いったん三秒間黙ってみましょう。 

初めてやるときはびっくりすうくらい長く感じますが、沈黙を恐れずゆっくり自分の意見を言いましょう。
慣れてくると相手の反応をみる余裕が出てきます。

3、どの仕事を後回しにするか確認する

仕事を始める前に、抱えている仕事の採点を行いました。

急に振られた仕事にたいして、「この時間は〇〇と〇〇を処理しています。どれを後回しにしますか?」と上司にきいて判断させてください。

今行なっている仕事は80点以上の重要な仕事です。
それ以上に大切なことなのかを上司に確認してみましょう。

トレードオフを意識する。何かを選ぶことは何かを捨てること

上司からの依頼は非常に断りずらいものです。
しかし目の前の依頼を断らなければ、もっと重要な仕事がダメになってしまうかもしれません。

大事なプロジェクトの締め切りと同じ日に、面倒な報告書の作成を引き受けるひと

結婚記念日で食事の予約があるのに、上司の誘いに「yes」と言ってしまう人

非エッセンシャル思考の人はトレードオフが見えておらず「すべてを同時にできる」と思っています。

しかし現実には、

大きな締め切りが重なれば、少なくとも一方が遅れる(または両方ともクオリティーが低い)

楽しくない上司との飲みにいき、家庭環境は最悪に

何かに「YES」と答えるということは、他の全てに「NO」と言うことなのです。

人はどれかを選ばなければならない。どちらかを諦めるしかありません。

ココがポイント

認められたいために『YES』というのではなく、勇気をもって『NO』ということで信頼を得ましょう。

 

 

仕組み化

仕組み化 習慣化を行う

エッセンシャル思考になるために見極める、捨てる重要さを解説してきました。

最後に仕組み化を解説します。

エッセンシャル思考は、根性や精神論でおこなうものではありません。

そのために考える時間をとり採点し、断り方を紹介しました。

習慣化させるには『if~then~プランニング』がもっとも有効とされています。

考える習慣を身につけたれば
”職場についたら、今日の仕事について考えて採点する”のではなく、

 

”730分にコーヒをかって、735分に自分のデスクにすわり、カバンを椅子の右側に置いて2段目の引き出しからノートとペンを出し、今日の業務を書き出し、採点する”と具合的な行動を決めてください。

すると脳みそが勝手に反応し、行動に移りやすくなることが科学的に証明させています。

詳しい解説はこちらに書いてあります。

こちらもCHECK

【ブログ初心者向け】『if ~then~プランニング』を使って記事を更新を続ける方法 

悩んでる人ブログを毎日更新すると決めたけど、疲れていたり、めんどくさくなかなか更新を続けられません。 どうすればブログを書くことを習慣化し計画通りに行動できますか?   科学的に効果が証明さ ...

続きを見る


そしてもう1つが今までなんとなく行なっていた業務に関してです。

どうやって辞めたらいいのかは、経営の神様、松下幸之助の逸話がヒントになります

昭和三十九年七月、熱海で行なわれた販売会社・代理店社長懇談会(通称熱海会談)のあと、幸之助は会長でありながら、営業本部長代行として第一線に復帰し、経営の改革にあたっていたが、ある朝突然、「今、事業部や営業所から取っている報告書、あるいは本社から出している定期的な通達を全部持ってきてほしい」と指示した。書類は会議用の机の上に山積みにされた。しかし、一日、二日たっても幸之助は何も言わない。集めた書類を見る様子もない。

  三日目に経理課長が、「これを返していただかないと仕事にならないので困ります」と言ってきた。幸之助は、「そうか。持っていきなさい」と、見もしないで返した。それからさらに日を経るうち、何人かが書類を取りに来た。が、二十日たってもだれも来ない部署も多かった。

 二十日目の朝、幸之助は「この書類はきょうかぎり廃止や」と言った。「二十日間も見ないですむ書類を、なんで集めたり出したりしているのか。もうやめや」

 幸之助は、委員会をつくって評定したりすることなく、実際に即したやり方で一気に事務の合理化をはかったのである。

松下幸之助.comより引用

なんとなく行なっていた仕事を一旦やめてみるどどうなるか実験してみてください。

やめるのが難しければ、簡素化してみてください。

しばらく様子をみて、誰も困っていないようであれば、やめてしまっても問題ありません。

誰も確認しない、見てもいないものに時間をかけるくらいなら、集中して行うべき仕事に時間をかけた方が成果につながります。

 

エッセンシャル思考のまとめ

・正しいことに自分のエネルギーを注ぐ

・自分の仕事を採点し、自分の実績、会社の利益になることを見極める。

・「なんでも屋」になってしまうと、中途半端な結果しかだせなくなる。

・必要のない仕事はやめて、時間を集中すべき仕事に当てる。

・思い出しようにやるのではなく、毎日エッセンシャル思考を意識する。

 

最後に

いかがだったでしょうか?
多くの人が非エッセンシャル思考に陥り、上司にとって使い勝手いい『なんでも屋』になってしまっているのではないでしょうか?

実際わたし自身「認められたい」「嫌われたくない」と忙しくても即「やります」と言って、サービス残業を繰り返してきました。
朝6時に起きて、帰宅は23時すぎに帰宅する毎日で、鬱になり会社を休職した経験もあります。

そうならないためにも『エッセンシャル思考』は必ず身につけておいてほしいと心から思っています。
一気に変えることは難しいですが、まずは抱えている仕事は何かを考え、採点することから初めてみてください。

自分で選べない人は、他人のいいなりになるしかない

自分で優先順位を決めなければ、他人のいいなりになってしまう。

を最後にお伝えして、本日は終わりにしたいと思います。

最後まで読んでいただきありがとうございました。



-お悩み相談, オススメ本
-, , , ,

© 2020 サトブログ